1. Instalando o NeXT ERP

 

 

Efetuar o login no Help Desk para baixar a instalação completa no link http://helpdesk.nexterp.com.br - caso não lembre a senha, clique no link "Esqueceu a senha?"

Efetuar o download conforme imagem acima

 

 

Após o download, clicar no arquivo para instalação

 

Confirmar as solicitações de segurança do windows

Clicar em avançar

Clicar em aceitar os termos de contrato e avançar

Digitar a senha (disponível no link para download no help desk)

Recomendável instalar o sistema no diretório padrão C:\NeXT_ERP\

Clicar em avançar

Clicar em instalar

Instalação em andamento

Após a instalação do sistema, é necessário a instalação do Microsoft SOAP DSK e MySQL ODBC Driverr

Iniciar a instalação do MySQL ODBC Driver

Clicar em avançar

Clicar em Install

Instalação em andamento

 

Instalação do MySQL ODBC Driver completa

 

Confirmar a instalação do SOAP Toolkit

 

Clicar em next

Clicar em "I accept" e Next

  

Clicar em next

Clicar em Install

Instalação em andamento

 

Instalação concluída

 

Após a instalação, execute o sistema. Na primeira execução o sistema irá detectar que se trata de uma nova instalação e irá exibir uma mensagem para configurar o  banco de dados. Digite as credenciais enviadas para logon no Help Desk para efetuar a configuração automática do acesso ao banco de dados.

 


2. Iniciando NeXT ERP

 

Tela inicial

 

 

Usuário inicial: admin

Senha inicial: senha (altere a senha de administrador após o primeiro login; basta ir no módulo CADASTROS>Alterar Senha)

Ao iniciar o NeXT ERP pela primeira vez, é necessário inserir os dados cadastrais da(s) empresa(s) - insira os dados cadastrais completos e as informações fiscais de acordo com as informações do contador da empresa

 

Após o usuário cadastrar a(s) empresa(s), o sistema irá pedir para reiniciar. Selecione a empresa e a tela de ativação de licença será exibida (para versão licenciada, enviar o código do usuário gerado via help desk ou email para ativação).

 

 


       

     Após o sistema reiniciar, selecione a empresa e clique em “OK”.

Obs.: se existir somente uma empresa , o sistema automaticamente irá selecionar a empresa cadastrada.

 

Interface padrão do NeXT ERP

Botões de comando padrão para todas as telas:

<Procurar> registro

*

Busca avançada de CEP

<Novo> registro

<Salvar> registro

<Excluir> registro

<Próximo> registro

Registro <Anterior>

<Procurar> registro

<Limpar> campos e posicionar para busca ou novo registro

<Sair> da tela atual

<Baixar> registro

<Imprimir>

 

<Mapa de localização> (obs.: necessária conexão com a internet)

<Ok>

 


 

Interface - Cadastro de clientes

 

O NeXT ERP possui uma interface padrão para todas as funcionalidades do sistema. Entendendo a interface do cadastro de clientes, por exemplo, o usuário já estará familiarizado com o software.

 

Exemplo da interface do software:

Digite o código do cliente, clique em <Procurar> ou tecle <F2> para procurar clientes

 

Clique no ícone dos correios para a busca avançada de CEP

 
 


Caixa de texto: Clique neste ícone para exibição do Mapa de Localização (obs.: necessária a conexão com a internet)

 

 

 


 

Abrir site da Receita Federal/SINTEGRA e consultar os dados cadastrais do cliente

 

Botões de comando

 

1 – Novo: Cadastrar um novo cliente

2 – Salvar: Incluir ou alterar o cliente

3 – Excluir: Excluir o cliente selecionado

4 – Próximo: Navega para o próximo cliente

5 – Anterior: Navega para o cliente anterior

6 – Procurar: filtro para busca de clientes

7 - Imprimir dados cadastrais do cliente

8 - Help

9 – Limpar: limpar todos os campos

10 – Sair: sai do cadastro de clientes

 

 

 
 


Passo a passo para cadastrar um novo cliente

 

No menu cadastro, ao clicar em <Clientes>, o formulário estará com os campos em branco. O foco estará no campo <Código>.

 

Clique em <Novo>. O foco estará no campo <Nome>. Digite os dados do cliente, e clique em <Salvar>. Uma caixa de mensagem será exibida com o código do novo cliente, e a tela retornará ao estado inicial (novo cliente ou buscar cliente existente).

 

Passo a passo para consultar e/ou alterar um cliente

 

Clique em <Limpar> se a tela estiver com algum cliente selecionado. Digite o código do cliente seguido de <Enter>, ou clique em <Procurar> ou tecle <F2> para procurar clientes.

 

 

Na procura, digite parte do nome ou razão social do cliente, e clique em <Procurar>. Selecione o registro, clicando 2 vezes sobre o cliente.

 

Na tela de clientes, está disponível o histórico de pedidos do cliente (vendas efetuadas para o cliente selecionado), anotações e contatos (útil para inserção de anotações importantes, por ex.: ramo de atividade, e os contatos pessoais) e o histórico financeiro (contas a receber do cliente). Ao clicar  2 vezes sobre um registro no histórico de compras do cliente, o pedido de venda será visualizado. Ao clicar 2 vezes sobre um registro no histórico financeiro, o contas a receber correspondente será visualizado.

Para alterar algum campo do cliente selecionado, digite os dados no campo a alterar, e clique em <Salvar>.

Para excluir o cliente, clique em <Excluir>, e confirme.

 

O cadastro de clientes é utilizado no módulo de vendas e financeiro (contas a receber).

 

 

Busca CEP

 

Para buscar um endereço a partir do CEP, ou um CEP a partir de um endereço ou parte dele, clique no ícone dos correios.

 

 

Por exemplo, escolha o tipo de logradouro (Avenida) , a UF, digite “Paulista” no campo endereço e clique em <Ok>.

Para selecionar um logradouro, clique 2 vezes sobre o item. Automaticamente, os campos no cadastro de clientes serão atualizados com o endereço completo.

Utilidades, Facilidades e Guia visual

 

 

Digitação de dados - Formatações automáticas

 

·         Campos tipo valor (R$)

 

Digite somente a parte numérica e a vírgula para decimal (por exemplo, 12345,67). Ao sair do campo, automaticamente será formatado (exemplo, 12.345,67).

 

·         Campos tipo data (DD/MM/AAAA)

 

Digite somente a parte numérica da data, e os 2 últimos dígitos do ano (por exemplo, 051108). Ao sair do campo, automaticamente será formatado (exemplo, 05/11/2008).

 

Navegando entre campos

 

A navegação entre campos poderá ser feita pela tecla Enter ou Tab.

 

Telas com Grids (barras/grades divisórias horizontais e verticais)

 

Ao clicar na maioria das telas que contém grids com dados, o registro selecionado será exibido em detalhes.

 

 

 

3. Implantação do NeXT ERP passo a passo

 

Configurações iniciais

 

Acessar as configurações do sistema pelo menu Administrador.

 

Na primeira aba das configurações do sistema, as principais definições que a empresa precisa verificar se é necessário alterar são as casas decimais para valor, quantidade e peso. A empresa também poderá configurar um papel de parede personalizado para todos os desktops.

 

Na parte de impressão, definir qual dos códigos dos produtos (sequencial, barras, original ou fabricante) deverá ser impresso nos orçamentos, pedidos e notas fiscais.

 

 

 

Na parte emails, a empresa poderá configurar o sistema para integração com Outlook, enviar emails pelo servidor da NeXT Software, ou definir o SMTP da empresa para envio direto pelo sistema (esse ítem também pode ser configurado pelo menu administrador -> configurar email)

 

 

 

Diretórios - caso a empresa possua um servidor de arquivos, definir o diretório compartilhado (por exemplo \\SERVIDOR\NeXT_ERP\)

 

Na parte Produtos/Estoque, configurar as opções destacadas de acordo com as necessidades da empresa

 

 

Tributação/Impostos - o sistema vem pré-configurado com as opções mais comuns. Verificar as informações fiscais junto a contabilidade (CFOP padrão, CST/CSOSN). O sistema poderá ser configurado com as opções de tributação por CFOP clicando em "parametrização por CFOP".

 

As definições de CST de ICMS, IPI, PIS, COFINS poderão ser definidas por CFOP - verificar os principais CFOP´s utilizados pela empresa e configurar as opções fiscais de acordo com as informações da contabilidade da empresa

 

 

Configuração para cálculo automático do ICMS-ST - Clicar no no botão "parametrização NCM x UF x IVA" caso a empresa trabalhe com produtos com ICMS-ST - configurar todos os NCM´s e UF´s de acordo com as informações da contabilidade da empresa

 

Na parte de vendas/orçamentos, definir as opções de acordo com as necessidades da empresa - o sistema poderá ser configurado para não realizar venda sem produto em estoque, bloquear as informações de vendas e clientes entre os vendedores, bloquear alterações de preço, desconto máximo permitido, entre outras opções

 

Na parte NOTA FISCAL ELETRÔNICA, configurar o email da contabilidade e as numerações iniciais das notas (caso a empresa já tenha emitido notas fiscais por outros sistemas).

 

 

Ao terminar as configurações, clicar no primeiro botão "SALVAR" e fechar a tela de configurações do sistema.

 

Cadastros iniciais

 

Produtos

 

 

Informar os dados completos do produto com a classificação fiscal (NCM) de acordo com as informações da contabilidade da empresa. A foto do produto poderá ser cadastrada clicando no botão "inserir foto".

 

Estoque

 

 

 

Após cadastrar os produtos, é necessário informar ao sistema a quantidade em estoque dos produtos. Pelo menu estoque/suprimentos, abrir a tela para inserção das quantidades em estoque.

 

 

 

 

 

 

Efetuar a contagem de estoque e inserir as quantidades no sistema por produto. Ao terminar a lista, clicar em SALVAR.

 

Cadastro de Produtos, Estoque e Fornecedores pelo XML da NF-e de compra

 

 

Se a empresa possuir as notas fiscais de compra dos fornecedores em formato XML, o sistema poderá importar as informações automaticamente.

 

Condições de Pagamento

 

 

O sistema já vem com condições de pagamento pré-cadastradas. Incluir as condições de pagamento e quantidade de parcelas utilizadas pela empresa.

 

Contas Correntes

 

Acessar o cadastro de contas pelo menu cadastros -> financeiro -> contas bancárias

 

 

 

Cadastrar as contas correntes utilizadas pela empresa e selecionar uma das contas como preferencial. A geração de boletos está disponível para o Banco Itaú (em desenvolvimento para as próximas versões os principais bancos).

 

Funcionários/Usuários do sistema

 

 

A empresa deverá cadastrar os usuários com acesso ao sistema e definir a senha inicial. Após esse procedimento, criar o perfil do novo usuário pelo menu administrador -> controle de acesso. Nessa tela o administrador do sistema deverá definir o que cada usuário terá acesso ao sistema.

 

 

 

O perfil poderá ser criado por usuário individual ou por departamento. No exemplo do usuário desse perfil definimos os acessos somente a orçamentos, pedidos e ordem de serviço.

 

Ao efetuar o logon, somente esses ítens estão disponíveis conforme imagem abaixo.

 

O perfil deverá ser criado por empresa, possibilitando assim ao administrador definir o perfil do usuário por empresa. Caso o perfil não seja cadastrado, o usuário não terá acesso ao sistema/empresa.

 

Clientes

 

O cliente deverá ser cadastrado com as informações completas a atualizadas. Os dados poderão ser consultados no site da RFB ou SINTEGRA (pessoa jurídica). O sistema abre via browser e as informações poderão ser copiadas e coladas no cadastro.

 

 

 

 

Efetuando vendas de produtos e emissão de nota fiscal (NF-e)

 

A empresa poderá gerar orçamentos, baixar os orçamentos para pedidos, e baixar os pedidos para emissão de nota fiscal eletrônica. Poderá também gerar o orçamento e emitir NF-e diretamente, ou digitar a nota fiscal diretamente sem necessidade de pedido ou orçamento.

 

 

Para gerar um orçamento, segue os passos:

 

1) Clicar no primeiro botão "novo registro"

2) Selecionar a condição de pagamento

3) Selecionar o cliente pelo código ou pelo botão "procurar" em amarelo ao lado do código do cliente

4) Inserir os produtos, quantidades e preços e clicar em + para adicionar os ítens na lista

5) Clicar em SALVAR

 

Impressão do Orçamento

 

 

 

 

 

 

Clicar no 6o botão para efetuar a baixa/aprovação do orçamento. O sistema irá pedir a confirmação da aprovação e baixa do orçamento para pedido de venda.

 

 

O sistema irá abrir a tela de pedido de venda com os dados do orçamento. Confirmar os dados no botão SALVAR.

 

 

Após confirmar o pedido, o sistema irá gerar os registros no módulo financeiro (contas a receber) e a movimentação de estoque dos produtos.

 

 

 

Pedido de venda com as parcelas geradas no contas a receber. Para gerar a NF-e desse pedido, clicar no botão NF-e (11o.botão).

 

 

 

Confirmando a geração da NF-e, o sistema irá abrir o transmissor e conectar com o webservice da NeXT Software para processamento da nota fiscal e envio p/ SEFAZ.

 

 

Após o processamento, o DANF-e poderá ser impresso.

 

 

 

Gerando boletos das vendas efetuadas

 

 

Para gerar os boletos, clicar no botão $ na tela de nota fiscal ou pedido de venda, clicar no registro e ao abrir a tela clicar no botão "boleto". Os boletos também podem ser enviados por email em lote pelo menu cobrança.

 

 

 

 

As baixas dos boletos poderão ser importadas pelo sistema. O banco irá gerar o retorno CNAB, pelo internet banking baixe o arquivo e importe pelo sistema pelo menu cobrança -> baixar duplicatas pelo arquivo retorno.

 

Emitindo Carta de Correção Eletrônica (CC-e)

 

 

NeXT ERP 156 carta de correção eletrônica cc-e

Pelo gerenciador da NF-e, selecionar na nota fiscal a ser corrigida e clicar no 15o. botão

 

NeXT ERP 156 carta de correção eletrônica cc-e

DANFe da Carta de Correção Eletrônica autorizada

 

 

NeXT ERP 156 carta de correção eletrônica cc-e

CC-e autorizada pela SEFAZ-SP 

 

 

Emissão de nota fiscal eletrônica complementar de ICMS no NeXT ERP

 

Em casos em que houver erros de lançamento em uma NF-e, o usuário poderá, segundo a legislação vigente, adotar um dos seguintes procedimentos:

1) Cancelar a NF-e: Observando o prazo permitido.

2) Emitir uma carta de correção eletrônica (CC-e): Somente para retificar informações de cadastro;

3) Emitir uma NF-e complementar: Somente para dados do(s) produto(s).

Sempre que, por qualquer motivo, o ICMS ou IPI for lançado a menor, deverá ser emitida nota fiscal complementar realizando os acertos necessários. 

NF-e normal + NF-e complementar = operação real

Para emissão de NFC no NeXT ERP, clique no menu Notas Fiscais -> Nota Fiscal Eletrônica Complementar
No exemplo abaixo, o produto foi vendido a 4% de ICMS, quando na verdade seria 18%. Portanto:

Base de Cálculo R$ 575,00 x alíquota ICMS 4% = R$ 23,00 valor emitido
Base de Cálculo R$ 575,00 x alíquota ICMS 14% a complementar = R$ 80,50 valor a complementar

É necessário preencher os valores a complementar de todos os produtos. Muitas empresas de contabilidade informam para o cliente que é só preencher o valor total a complementar, sendo que dessa forma a NF-e não é autorizada pela Sefaz.

Nota fiscal eletrônica complementar NeXT ERP

Selecionar a NF-e a referenciar, clicar nos produtos, complementar os valores e confirmar as alterações

 

Nota fiscal eletrônica complementar NeXT ERP

Verificar os valores totais e adicionar informações complementares conforme instruções da contabilidade - salvar a nota fiscal e o sistema irá transmitir a NF-e complementar para a SEFAZ

 

 

Efetuando vendas de produtos a consumidor final no PDV (NFC-e)

 

NFC-e Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor NeXT ERP

Marcar a opção para habilitar a emissão de NFC-e no cadastro de empresas

NFC-e Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor NeXT ERP

Inserir os códigos CSC e ID Token fornecidos pela SEFAZ nas configurações do sistema

 

NFC-e Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor NeXT ERP

Iniciar a Venda-PDV

 

Sistema NFC-e Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor NeXT ERP PDV

 

NFC-e Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor NeXT ERP

Venda de produtos ao consumidor

 

NFC-e Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor NeXT ERP

Teclando F5 o sistema irá finalizar a venda

 

NFC-e Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor NeXT ERP

Transmissão da NF-e em andamento

 

NFC-e Documento Impresso pelo NeXT ERP Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor

Cupom Fiscal Eletrônico impresso - Testes com impressora Sweda - Substituindo o antigo ECF

 

 

Emissão de RPS (recibo provisório de serviços) e conversão para NFS-e (nota fiscal de serviços eletrônica)

 

Abaixo passo a passo para emissão de NFS-e pelo NeXT ERP (exemplo para Prefeitura de Santos - GINFES)

NeXT ERP NFe NFSe Plus Lote RPS envio NFS-e

Emissão da nota fiscal pelo menu Notas Fiscais -> Emissão de Nota Fiscal de Serviços (Prestador) - várias notas fiscais podem ser cadastradas para envio em um único lote

NeXT ERP NFe NFSe Plus Lote RPS envio NFS-e

Após o cadastro da nota fiscal, gerar o lote de RPS pelo menu Notas Fiscais -> Gerenciador de RPS/NFS-e -> 3o. botão (gerar lote RPS para envio)


NeXT ERP NFe NFSe Plus Lote RPS envio NFS-e

Pelo site da Prefeitura, selecionar Recibo Provisório -> Enviar Arquivo - selecionar o lote gerado pelo NeXT ERP

 

NeXT ERP NFe NFSe Plus Lote RPS envio NFS-e

Após o processamento do lote, marcar o número do protocolo para consultar o lote e obter o arquivo retorno para baixa no sistema

NeXT ERP NFe NFSe Plus Lote RPS envio NFS-e

Pelo menu Recibo Provisório -> Consultar Lote -> digitar o número do protocolo do lote processado

NeXT ERP NFe NFSe Plus Lote RPS envio NFS-e

Clicar no arquivo retorno do lote e salvar em um diretório (pasta).

 

 

 

 

NeXT ERP NFe NFSe Plus Lote RPS envio NFS-e

Pelo menu Notas Fiscais -> Gerenciador RPS/NFS-e -> clicar no 4o. botão (processar arquivo retorno RPS) - após o processamento do arquivo retorno o NeXT ERP irá enviar aos clientes a NFS-e via email

NeXT ERP NFe NFSe Plus Lote RPS envio NFS-e

RPS convertida em NFS-e

 

Emissão de NF-e e NFS-e para assistências técnicas a partir da ordem de serviço (O.S.) - Prefeitura de São Paulo - Nota Fiscal Paulistana

 

Abaixo instruções passo a passo para emissão de NFS-e (prefeitura) e NF-e (estado) a partir de uma ordem de serviço:

NeXT ERP NFS-e RPS nota fiscal de serviços eletrônica - nota fiscal paulistana

Confirmando a aprovação da O.S. , o botão para emissão de NF-e estará habilitado

NeXT ERP NFS-e RPS nota fiscal de serviços eletrônica - nota fiscal paulistana

Após confirmação da baixa da ordem de serviço, o NeXT ERP irá abrir 2 telas para confirmar a emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e) e nota fiscal de serviços (NFS-e / RPS) - selecionar condição de pagamento nas 2 telas e salvar

 

NeXT ERP NFS-e RPS nota fiscal de serviços eletrônica - nota fiscal paulistana

Após confirmação da emissão de NF-e para a SEFAZ/SP, visualização do DANFe dos produtos da ordem de serviço emitida

 

 

NeXT ERP NFS-e RPS nota fiscal de serviços eletrônica - nota fiscal paulistana

Visualização do RPS emitido

 

 

NeXT ERP NFS-e RPS nota fiscal de serviços eletrônica - nota fiscal paulistana

Após confirmar emissão da NFS-e, clicar no menu notas fiscais -> gerenciador RPS -> Gerar novo lote RPS

 

NeXT ERP NFS-e RPS nota fiscal de serviços eletrônica - nota fiscal paulistana

Entrar no site da prefeitura com certificado digital (nota fiscal paulistana) http://nfpaulistana.prefeitura.sp.gov.br

 

 

NeXT ERP NFS-e RPS nota fiscal de serviços eletrônica - nota fiscal paulistana

Clicar em "envio de RPS em lote" e enviar o arquivo para processamento

 

NeXT ERP NFS-e RPS nota fiscal de serviços eletrônica - nota fiscal paulistana

Após processamento pelo site da prefeitura, efetuar download do arquivo de retorno para processamento no NeXT ERP

 

 

NeXT ERP NFS-e RPS nota fiscal de serviços eletrônica - nota fiscal paulistana

Clicar em "processar arquivo retorno do RPS" no gerenciador de RPS do NeXT ERP - selecionar arquivo retorno em formato TXT

 

NeXT ERP NFS-e RPS nota fiscal de serviços eletrônica - nota fiscal paulistana

NFS-e convertida com o número da nota fiscal e código de verificação

 

 

Utilizando código alfanumérico no cadastro de produtos na impressão de orçamentos, pedidos e NF-e no NeXT ERP

NeXT ERP Cadastro de produtos código alfanumérico fabricante ean original sequencial

Existem 4 códigos no cadastro de produtos/peças que podem ser utilizados nas impressões e na NF-e (DANFe)

 

NeXT ERP Cadastro de produtos código alfanumérico fabricante ean original sequencial

Por padrão o sistema vem configurado para impressão do código sequencial do sistema

 

NeXT ERP Cadastro de produtos código alfanumérico fabricante ean original sequencial

Código sequencial do sistema na NF-e

 

NeXT ERP Cadastro de produtos código alfanumérico fabricante ean original sequencial

No exemplo o sistema vai ser configurado para utilização do código do fabricante para impressão do código alfanumérico nos pedidos, orçamentos e NF-e (alterar e clicar em "salvar")

 

NeXT ERP Cadastro de produtos código alfanumérico fabricante ean original sequencial

Código do Fabricante alfanumérico no pedido de venda

 

NeXT ERP Cadastro de produtos código alfanumérico fabricante ean original sequencial

Código do Fabricante alfanumérico na NF-e

 

Na inserção do produto nos orçamentos, pedidos e NF-e o código alfanumérico também pode ser utilizado

 

4. Funcionalidades - MÓDULO CADASTROS

 

Módulo utilizado para manipular todas as informações necessárias para a integração de todos os outros módulos, pois para iniciar o trabalho no ERP é necessário incluir todas as informações sobre clientes, funcionários, fornecedores, produtos, conta corrente etc.

 

Clientes (Ctrl+F1) – veja o vídeo aqui


Cadastro de clientes, com opção de visualização de histórico de compras e duplicatas pendentes, se existir.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno do cliente no sistema

Nome/Razão Social

Alfanumérico

Nome ou razão social do cliente

Nome fantasia

Alfanumérico

Nome simplificado

Tipo de pessoa

Opção

Física ou jurídica

CPF/CNPJ

Numérico

CPF/CNPJ do cliente

RG/Inscrição Estadual

Numérico

RG/IE do cliente

CEP

Numérico

Digite o CEP ou clique no ícone dos correios para busca avançada

Mapa de localização                

Opção/Função

Clique no ícone para exibição do mapa de localização

Endereço

Alfanumérico

Endereço (logradouro e número apenas)

Complemento

Alfanumérico

Complementação do endereço com número do apartamento, bloco, conjunto, etc.

Bairro

Alfanumérico

Bairro

Cidade

Alfanumérico

Município

UF

Combo

Selecionar o estado

País

Combo

Selecionar o país

Telefone

Numérico

DDD e telefone

Fax

Numérico

DDD e telefone

Celular

Numérico

DDD e telefone

Email

Alfanumérico

Email

Site

Alfanumérico

Site

Observações

Alfanumérico

Observações

Plano de Contas

Combo

Selecionar o plano de contas relacionado ao cliente (opcional)

Profissão/Ramo de atividade

Alfanumérico

Profissão/Ramo de atividade do cliente

Tipo de Cliente

Combo

Seleção do tipo de cliente (revenda, consumo final, etc)

Tabela de preços

Combo

Seleção específica (previamente estabelecida) sobre preços de venda

Vendedor

Alfanumérico

Nome do vendedor que efetuou a venda (opcional/necessário para geração de comissões)

SUFRAMA

Numérico

Número de inscrição no SUFRAMA (se necessário)

Endereço de Cobrança

 

Endereço de cobrança do cliente

Endereço de Entrega

 

Endereço de entrega do cliente

 

Para adicionar contatos do cliente:

Digite o nome, departamento e telefone, e clique em <Adicionar contato>.

 

Fornecedores (Ctrl+F2) – veja o vídeo aqui

 

Cadastro de fornecedores, com opção de visualização de histórico de vendas e duplicatas a receber, se existir.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno do fornecedor no sistema

Nome/Razão Social

Alfanumérico

Nome ou razão social do fornecedor (obrigatório)

Nome fantasia

Alfanumérico

Nome simplificado

Tipo de pessoa

Opção

Física ou jurídica

CPF/CNPJ

Numérico

CPF/CNPJ do fornecedor

RG/Inscrição Estadual

Numérico

RG/IE do fornecedor

CEP

Numérico

Digite o CEP ou clique no ícone dos correios para busca avançada

Mapa de localização                

Opção/Função

Clique no ícone para exibição do mapa de localização

Endereço

Alfanumérico

Endereço

Bairro

Alfanumérico

Bairro

Cidade

Alfanumérico

Município

UF

Combo

Selecionar o estado

Telefone

Numérico

DDD e telefone

Fax

Numérico

DDD e telefone

Celular

Numérico

DDD e telefone

Profissão/Ramo de atividade

Alfanumérico

Profissão/Ramo de atividade do fornecedor

Email/site

Alfanumérico

Email ou site

Plano de Contas

Combo

Selecionar o plano de contas relacionado ao fornecedor (opcional)

Observações

Alfanumérico

Observações

Ø       CONTATOS

 

 

Nome

Alfanumérico

Nome do contato

Departamento

Alfanumérico

Departamento/setor/função do contato

Telefone

Numérico

DDD e telefone

Ramal

Numérico

Ramal

Email

Alfanumérico

Endereço eletrônico do contato

 

Para adicionar contatos do fornecedor:

Digite o nome, departamento e telefone, e clique em <Adicionar contato>.

 

 

 

 

 

 

 

 

Empresas

 

É utilizado para cadastrar uma empresa (filial ou matriz) e controlar distintamente cada empresa no sistema. Os dados do módulo cadastros (clientes, fornecedores, produtos) são visíveis a todas as empresas. Os dados de estoque e financeiro são particulares de cada empresa. O logotipo cadastrado será exibido nos relatórios automaticamente.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno da empresa no sistema

Razão Social

Alfanumérico

Razão social da empresa (obrigatório)

CNPJ

Numérico

CNPJ da empresa

Inscrição Estadual

Numérico

Inscrição estadual

CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas)

Numérico

Código do CNAE (opcional/se necessário)

CEP

Numérico

Digite o CEP ou clique no ícone dos correios para busca avançada

Endereço

Alfanumérico

Endereço da empresa

Bairro

Alfanumérico

Bairro da empresa

Cidade

Alfanumérico

Município

UF

Combo

Selecionar o estado

Telefone

Numérico

DDD e telefone

Fax/Celular

Numérico

DDD e telefone

Email

Alfanumérico

Endereço eletrônico do fornecedor

Site

Alfanumérico

Endereço da página na Internet do fornecedor

Ø       IMPOSTOS

 

 

IRPJ

Porcentagem

Valor do IRPJ

PIS/PASEP

Porcentagem

Valor do PIS/PASEP

CSLL

Porcentagem

Valor da CSLL

INSS

Porcentagem

Valor do INSS

ISS

Porcentagem

Valor do ISS

 

Para inserir o logotipo da empresa, clique em <Inserir Logo> e procure a imagem em formato JPG.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Funcionários/Vendedores (Ctrl+F3) – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para cadastrar um funcionário e inserir o acesso ao sistema através de login e senha.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno do funcionário no sistema

Nome do funcionário

Alfanumérico

Nome do funcionário (obrigatório)

Data de admissão

Data

Data de admissão do funcionário

Centro de custo

Combo

Centro de custo ou departamento do funcionário (obrigatório). Esse item é cadastrado no menu Cadastro -> Centro de Custo

Cargo

Combo

Cargo do funcionário (obrigatório). Esse item é cadastrado no menu Cadastro -> Cargos

Remuneração

Valor

Remuneração do funcionário

Horário de trabalho

Hora

Horário de trabalho do funcionário

Comissão (%)

Porcentagem

Percentual de comissão do funcionário (se vendedor). Para cálculo de comissão do vendedor, esse campo é obrigatório.

CPF

Numérico

CPF do funcionário

RG

Numérico

RG do funcionário

Tipo de contrato

Combo

Tipo de contrato do funcionário. Esse item é cadastrado no menu Cadastro -> Tipo de contrato

Banco

Combo

Dados bancários do funcionário

Agência

Numérico

Dados bancários do funcionário

Conta

Numérico

Dados bancários do funcionário

Mapa de localização                

Opção/Função

Clique no ícone para exibição do mapa de localização

Endereço

Alfanumérico

Endereço do funcionário

Bairro

Alfanumérico

Bairro do funcionário

CEP

Numérico

Digite o CEP ou clique no ícone dos correios para busca avançada

Cidade

Alfanumérico

Município do funcionário

UF

Combo

Selecionar o estado

Telefone

Numérico

DDD e telefone

Celular

Numérico

DDD e telefone

Email

Alfanumérico

Email do funcionário

Razão Social

Alfanumérico

Empresa do funcionário se ele for pessoa jurídica

Nome de acesso ao sistema

Alfanumérico

Login de acesso do funcionário. O administrador terá que liberar o acesso aos ítens no controle de acesso. Para o funcionário logar, somente é necessário o login, com a senha em branco. É possível alterar a senha posteriormente no menu Cadastro -> Alterar Senha

 

 

 

 

 

Serviços/Mão de obra (Ctrl+F6) – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para cadastrar os serviços prestados pela empresa, custos e mão de obra.

 

 

 

 

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição do serviço ou mão de obra efetuado

Unidade

Combo

Seleção do valor unitário do serviço. Selecionável por unidade, peça, caixa, pacote, hora, etc. Por exemplo.: visita técnica; custo por hora = R$ 65,00; Mão de obra sobre troca de uma unidade de uma peça qualquer = R$ 10,00

Valor

Numérico

Valor do serviço/mão de obra prestada, seguindo a seleção de unidade (se existir/necessário).

Garantia

Alfanumérico

Informação sobre tempo de garantia (se existir) do serviço prestado.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Transportadorasveja o vídeo aqui

 

É utilizado para cadastrar transportadores, caso o pedido de venda seja por entrega via transportadora.

 

 

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Razão Social

Alfanumérico

Nome da prestadora do serviço

Tipo de pessoa

Opção

Informação sobre pessoa física ou jurídica e número do cadastro (CFP ou CNPJ)

IE

Alfanumérico

Inscrição Estadual

CEP

Numérico

Busque ou informe o CEP da transportadora. Para buscar, utilize o botão dos Correios *

Endereço

Alfanumérico

Endereço da transportadora, com opção de visualização do mapa de localização, bastanto clicar no ícone

Bairro

Alfanumérico

Nome do Bairro. Caso a entrada correta do CEP, este campo é automaticamente preenchido, bem com o Endereço.

Cidade

Alfanumérico

Nome da cidade, automaticamente preenchido se utilizado o CEP correto

UF

Combo

Seleção da UF ou automaticamente preenchido se utilizado o CEP correto.

Telefone

Numérico

DDD e telefone

Fax

Numérico

DDD e número do Fax

E-mail/Site

Alfanumérico

Endereço eletrônico e/ou página na Internet da transportadora

Observações

Alfanumérico

Observações relevantes sobre o serviço, prestadora e outros.

Ø       VEÍCULOS

 

 

Código

Numérico

Código interno no sistema

Placa

Alfanumérico

Informação da placa do(s) veículo(s) utilizados

UF

Combo

Seleção da UF da placa do veículo

Descrição

Alfanumérico

Descrição do veículo

 

Para adicionar os veículos utilizados pelo transportador, preencha a placa do veículo, UF e descrição, e clique em

<Inserir item>.

 

Condições de pagamentoveja o vídeo aqui

 

É utilizado para todas as transações de compra e venda, permitindo o parcelamento para geração automática de lançamentos no contas a pagar e a receber.

 

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição da condição de pagamento (obrigatório)

Conta a creditar

Combo

Conta relacionada à condição de pagamento (opcional). Se selecionada uma conta, todos os registros gerados com essa condição de pagamento será automaticamente relacionada à essa conta.

Plano de Contas

Combo

Selecionar plano de contas relacionado a condição de pagamento (opcional).

A prazo ?

 

Se a condição de pagamento for a prazo, clique na caixa de seleção

Quantidade de parcelas

Combo

Se for a prazo, selecione a quantidade de parcelas

Tabela de parcelamento

 

Preencha a quantidade de dias entre as parcelas e acréscimo, se existir

 

 

PRODUTOS > Produtos (Ctrl+F5)veja o vídeo aqui

 

É utilizado pelos módulos de estoque, compra e venda. A tela de produto permite visualizar todos os dados do produto e foto, além do histórico de vendas. O produto poderá ter uma composição, na aba  <Composição do Produto>.

Os itens em combo são todos cadastrados no sistema (marca, modelo, unidade, tamanho, grupo, subgrupo).

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição do produto (obrigatório)

Unidade

Combo

Unidade de medida do produto. Esse item é cadastrado no menu Cadastro -> Produtos -> Unidades de medida

Tamanho

Combo

Tamanho do produto. Esse item é cadastrado no menu Cadastro -> Produtos -> Tamanho

Peso

Numérico

Peso do produto

Marca

Combo

Marca do produto. Esse item é cadastrado no menu Cadastro -> Produtos -> Marcas

Modelo

Combo

Modelo do produto. Esse item é cadastrado no menu Cadastro -> Produtos -> Modelos

Garantia

Alfanumérico

Informação sobre garantia do produto

Cor

Combo

Cor do produto. Esse item é cadastrado no menu Cadastro -> Produtos -> Cor

Grupo do produto

Combo

Grupo do produto (obrigatório). É importante separar os produtos por grupo de subgrupo para um melhor controle de estoque. Esse item é cadastrado no menu Cadastro -> Produtos -> Grupos de Produtos.

Subgrupo do produto

Combo

Subgrupo do produto relacionado ao grupo. Esse item é cadastrado no menu Cadastro -> Produtos -> Subgrupos de Produtos.

Localização no estoque

Combo

Localização do produto no estoque. Esse item é cadastrado no menu Cadastro -> Produtos -> Locais.

Código de barras

Numérico

Código de barras do produto formato EAN13

Código original da peça

Alfanumérico

Código original do produto (informado pelo fabricante). Opcional e útil para busca de produtos inserindo o código e apertando a tecla <Enter>

% Comissão

Numérico

Informação da porcentagem sobre comissão de venda do produto

Id integra

Alfanumérico

Integração com Tray commece

Código do produto similar

Numérico

Digite o código do produto similar ou clique no ícone ao lado <Procurar>. Esse item é muito útil para agrupar produtos similares. Por exemplo, um produto original poderá ter vários paralelos similares.

Descrição do produto similar

Alfanumérico

Detalhes sobre produto similar

Preço de custo

 

Preço formado se o produto tiver uma composição.

Preço de compra

Valor

Preço de compra do produto

Margem de lucro

Numérico

Informação sobre a porcentagem lucrada

Preço de venda

Valor

Preço de venda do produto (obrigatório)

ICMS (%)

Porcentagem

Percentual de ICMS

Red. ICMS (%)

Porcentagem

Percentual da redução do ICMS

Red. ICMS ST (%)

Porcentagem

Percentual da redução do ICMS Substituição Tributária

IPI (%)

Porcentagem

Percentual de IPI

Subst. (%)

Porcentagem

Percentual da Substituição Tributária

IVA (%)

Porcentagem

Percentual sobre o IVA

CST ICMS

Numérico/Seleção

Código da situação tributária (3 dígitos ou utilize o botão “Assistente” para selecionar)

CST COFINS

Numérico/Seleção

Código da situação tributária (3 dígitos ou utilize o botão “Assistente” para selecionar)

CST IPI 

Numérico/Seleção

Código da situação tributária (3 dígitos ou utilize o botão “Assistente” para selecionar)

CFOP

Combo

Classificação fiscal do produto. Esse item é cadastrado no menu Cadastro -> Produtos -> Classificação Fiscal

Aplicação

Alfanumérico

Campo aberto para informar a aplicação do produto.

Ø       ABA “ESTOQUE”

 

 

Estoque mínimo

Numérico

Quantidade de itens em estoque mínimo (obrigatório). Importante para controlar a margem de produtos a repor.

Estoque máximo

Numérico

Quantidade de itens máximos em estoque.

Saldo atual

 

Informa o saldo atual do produto em estoque.

Saldo anterior

 

Informa o saldo anterior à última venda do produto.

Saldo atual (R$)

 

Valor em R$ do produto em estoque.

Saldo anterior (R$)

 

Valor anterior em R$ do produto em estoque.

Custo médio (R$)

 

Custo médio do produto

Custo médio anterior (R$)

 

Custo médio anterior do produto

Dt. Da última compra

Numérico

Data da última compra do produto

Dt. Da última venda

Numérico

Data da última venda do produto

Total de vendas

Numérico

Cálculo das vendas efetuadas do produto

 

Composição do Produto -  Para trabalhar com produtos compostos, inclua a composição digitando o código do produto composto ou clicando no ícone ao lado <Procurar>. Logo após selecionar o produto, digite a quantidade do produto a compor e o preço unitário e clique em <Adicionar ítem>.

 

Ao clicar 2 vezes sobre um item no histórico de vendas do produto, o pedido de venda será visualizado.

 

 

Unidades de Medida

 

É utilizado para cadastrar unidades específicas. O sistema já possui em seu banco de dados as unidades mais utilizadas.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição do tipo de unidade

 

Localização de Estoque – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para cadastrar os locais onde estarão os produtos. Muito útil para organizar produtos do estoque e para os cadastros posteriores de controle de acesso/grupo e subgrupo de produtos. No exemplo, foram utilizadas “salas”, mas poderiam ser: lojas, filiais, prateleiras, corredores, andares, etc.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição da localização

 

Cores

                                    

É utilizado para cadastro das cores dos produtos.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição da cor

 

Marcas (Fabricantes) – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para cadastrar as marcas dos produtos. Muito útil para separação de um mesmo tipo de produto e/ou modelo por marca específica.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição/nome da marca

 

Modelos – veja o vídeo aqui

 

Segue o mesmo parâmetro do cadastro por marcas. É utilizado para cadastro dos modelos e posterior organização por: marca, grupo, subgrupo, localização de estoque, etc.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Marca

Seleção

Marca/fabricante pré-cadastrado anteriormente

Descrição

Alfanumérico

Descrição do modelo

 

Tamanho

 

É utilizado para cadastrar tamanhos específicos de produtos similares (mesma finalidade, por exemplo).

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição do tamanho

 

 

Grupo de produtos – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para cadastrar um grupo de produtos especifico, facilitando na composição do estoque posteriormente, organização de produtos similares, etc.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição do grupo de produtos

 

Subgrupo de produtos – veja o vídeo aqui

 

Segue o mesmo parâmetro do grupo de produtos, detalhando por tipo/modelo/finalidade, etc. Com os grupos devidamente cadastrados, é possível separar produtos similares, mas para finalidades diferentes, por exemplo: GRUPO:Memória, SUBGRUPO: para notebook.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição do subgrupo de produtos

 

 

 

FINANCEIRO > Contas Bancárias – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para cadastrar as contas correntes da empresa, e é utilizado nos módulos de compras, vendas e financeiro.

No menu “Financeiro > Bancos”, é possível visualizar informações sobre os Bancos cadastrados no sistema, alterá-los ou cadastrar informações sobre seu Banco preferencial.

 

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Banco

Combo

Instituição financeira da conta. Esse item é cadastrado no menu Cadastro -> Financeiro -> Bancos.

Agência

Numérico

Número da agência

No. Da conta

Numérico

Número da conta

Gerente

Alfanumérico

Nome do gerente da conta

Telefone

Numérico

Telefone do gerente da conta

Ramal

Numérico

Ramal do gerente da conta

Conta preferencial ?

 

Se selecionado, essa conta será a padrão para as contas a pagar e receber geradas automaticamente pelos módulos compras e vendas.

Tipo de conta

Opção

Selecione o tipo de conta

Saldo inicial

Valor

Saldo inicial da conta no ato do cadastro

Saldo atual

 

Saldo atual da conta

Limite de crédito

Valor

Limite de crédito da conta

Valor utilizado

 

Valor utilizado do limite de crédito

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Estoque > Tipo de movimento

 

Parametrização ou inclusão de tipos de movimentos no estoque.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição do tipo de movimento

Tipo de movimentação

Opção

Seleção do tipo de movimentação (Entrada ou Saída)

Movimenta quantidade ?

Opção

Selecionar se movimenta a quantidade em estoque

Atualiza custo médio ?

Opção

Selecionar se atualiza o custo médio do produto

 

Estoque > Tipo de documento

 

Inserção, modificação e visualização das informações do tipo de documento para movimentações no estoque.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição do tipo de documento

 

 

Tributação > Operações Fiscais (CFOP) – veja o vídeo aqui

 

Parametrização dos CFOPs pré-cadastrados no sistema. Necessária a complementação com as demais informações tributárias para o cadastro dos produtos posteriormente.

 

 

Campo

Formato

Descrição

CFOP

Numérico

Código da operação fiscal

Natureza da operação

Alfanumérico

Descrição da operação fiscal

Descrição abreviada

Alfanumérico

Descrição parcial ou abreviada da operação fiscal

CST ICMS

Numérico/Seleção

Código da situação tributária (3 dígitos ou utilize o botão “Assistente” para selecionar)

CST PIS

Numérico/Seleção

Código da situação tributária (3 dígitos ou utilize o botão “Assistente” para selecionar)

CST COFINS

Numérico/Seleção

Código da situação tributária (3 dígitos ou utilize o botão “Assistente” para selecionar)

CST IPI

Numérico/Seleção

Código da situação tributária (3 dígitos ou utilize o botão “Assistente” para selecionar)

Entrada (Pedido de Compra/NF)

Opção

Sim = Marcado; Não = em branco

Saída

Opção

Sim = Marcado; Não = em branco

Pedido

Opção

Sim = Marcado; Não = em branco

Gerar faturamento

Opção

Sim = Marcado; Não = em branco

Gerar movimentação de estoque

Opção

Sim = Marcado; Não = em branco

Observações

Alfanumérico

Observações relevantes (opcional)

 

 

 

 

Plano de Contas (Ctrl+F4) – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para cadastrar os planos de contas e suas ramificações. Por padrão, o sistema já vem com as despesas e receitas cadastradas, podendo ser modificado o código no cadastro. Para ramificar as duas formas padrão de movimentação financeira, basta dar sequência ao código, como no exemplo abaixo:

 

 

Aqui, temos as despesas, com código 1; sua primeira ramificação é despesas com os fornecedores que, sequencialmente, é a 1.1. A segunda ramificação é  despesas com custos fixos (1.2), e, em sequência, dois tipos de custos fixos: Aluguel e Telefonia (1.2.1 e 1.2.2, respectivamente). Existem duas maneiras de visualização: por LISTA (acima) e por “PASTA” (ramificação), como abaixo:

 

 

 

 

 

Toda “raíz” (pai) é do tipo sintética, e toda ramificação (filha) é analítica. Para seguir sequencialmente, é necessária a seleção do grupo, tipo de conta e conta correspondente.

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Código estendido

Alfanumérico

Código estendido, necessário para as ramificações dos grupos “despesas” ou “receitas”

Grupo

Seleção

Selecione o grupo correspondente à conta inserida/modificada

Tipo de conta

Combo

“Sintética” para raízes (contas pai) e “Analítica” para ramificações (filhas)

Descrição

Alfanumérico

Descrição do tipo de movimento

Conta correspondente

Combo

Seleção da conta correspondente

Botão

 

Altera para a visualização “Estrutura” do Plano de contas

Botão

 

Altera para a visualização “Lista” do Plano de contas

 

 

 

 

 

 

 

Centro de Custos – veja o vídeo aqui        

 

É utilizado para cadastrar os departamentos da empresa. Util caso existam funcionários            e serviços de determinado departamento, bem como movimentos e cadastros posteriores, e também para parametrização do sistema por centro de custos (departamento) específico.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição do departamento

Última atualização

Numérico

Data da ultima atualização

Saldo anterior

Numérico

Saldo anterior do centro de custos

Saldo atual

Numérico

Saldo atual do centro de custos

Saldo do exercício

Numérico

Saldo total do centro de custos

 

 

 

 

Caixa – Terminais   

 

É utilizado para cadastrar os caixas/terminais existentes. Necessário caso possua um PDV (ponto de vendas).

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumerico

Descrição do caixa/terminal

Ativo ?

Opção

Marcado = sim; Em branco = não

Data da última abertura

Numérico

Informação da data da última abertura do caixa/terminal

Data do último fechamento

Numérico

Informação da data do último fechamento do caixa/terminal

Último funcionário ativo no caixa

Alfanumérico

Nome do funcionário que por último operou o caixa

 

 

Cargos – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para cadastrar os cargos que serão exercidos pelos funcionários. Necessário para cadastro completo de funcionários, complementando o Centro de Custos e movimentações financeiras.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição do cargo

 

 

 

Histórico de lançamentos – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para inserção dos tipos de histórico de lançamentos financeiros.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Histórico

Alfanumérico

Descrição do lançamento

 

Observações & Textos – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para cadastrar observações por padrão, que poderão ser usadas em descrições e complementações de outros cadastros ou movimentos. Quando salvas, as observações estarão sempre disponíveis quando houver o campo “Observações”.

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Observação

Alfanumérico

Descrição da observação

 

Tipo de contrato

 

É utilizado para cadastro do tipo de contrato do funcionário ou prestador de serviço.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Descrição

Alfanumérico

Descrição do tipo de contrato

 

 

Outras funções

 

Tabelas auxiliares

 

Banco de dados auxiliar com diversas utilidades:  siglas das UFs, municípios, alíquota de ICMS por Estado (UF), registro de status, frequência de pagamento, código da situação tributária e CNAE.

 

 

 

Alternar Empresa (Shift+F11)

 

É utilizado para alternar empresas cadastradas no sistema.

 

Alternar usuário (Shift+F12)

 

É utilizado para alternar entre os usuários (funcionários) cadastrados. Assim, cada um no seu respectivo centro de custos (departamento) tem o sistema customizado, com opção de limitar funcionalidades do sistema.

 

 

5. Funcionalidades - Módulo Estoque

 

Consulta de Estoque (Posição de Estoque – Ctrl+F7)veja o vídeo aqui

 

 

Ao clicar no módulo <Estoque>, item <Posição de Estoque> ou no botão de acesso rápido (botões superiores destacados), os dados de estoque serão exibidos (quantidade, custo médio, reposição). Ao clicar 2 vezes sobre um produto, os detalhes do produto serão exibidos. A impressão está disponível através do botão <Imprimir>  (segundo botão da consulta, ou pelo módulo Relatórios > Estoque > Posição de Estoque>).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Reajuste de preços

 

É utilizado para selecionar o(s) produto(s) que serão reajustados, com opção pelo preço de compra ou venda, e parametrizável por porcentagem ou valor.

 

 

Após selecionado(s), o(s) produto(s) serão reajustados sempre que houver movimentação. Clique em <Ok>   para visualizar os produtos em estoque, selecione os que serão reajustados, insira o percentual ou valor a ser agregado/descontado, selecione compra ou venda e salve, clicando no botão <Salvar> .

 

Tabela de Preços – veja o vídeo aqui         

 

É utilizado para compor uma tabela de preços específica com vários tipos de filtragens e inserções. No exemplo, uma tabela de preços reajustada para distribuidores pelo preço de compra e alguns produtos na lista. Os reajustes são feitos por porcentagem ou valor (para cima ou para baixo). É possível a criação de vários tipos de tabelas com os mais variadas finalidades, por exemplo: venda para clientes, distribuidores, por tipo de venda, etc).

 

 

 

Cálculo do Custo Médio

 

É utilizado para atualizar o custo médio do estoque. Basta selecionar o período e, caso forem utilizados reajustes pelo preço de compra, selecionar o “box” com essa informação.

 

 

Consulta rápida de Produtos (Ctrl+F8)

 

É utilizado para consultar rapidamente um produto em estoque, bastando para isso digitar o número do código interno do produto no sistema (sem necessidade dos zeros “0” à esquerda).

 

 

Para ver o cadastro do produto, basta clicar em <Ver cadastro>.

 

Cotação de Materiais

 

Recursos que agilizam cotação de materiais: seleção de fornecedores, inserção de produtos com busca livre ou pelo ponto de estoque (mínimo ou máximo), geração de planilhas XLS ou CSV para os fornecedores preencherem os preços, importação das planilhas preenchidas pelos fornecedores, classificação das melhores ofertas, geração dos pedidos de compra para cada fornecedor que ganhou a cotação para os ítens classificados.

 


Pedido de Compra (Ctrl+F9) – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para cadastrar e acompanhar os pedidos de compra.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Documento

Numérico

Código interno do pedido no sistema

Data de emissão

Data

Data de emissão do pedido (obrigatório)

Prazo de entrega

Data

Data de entrega do pedido (obrigatório)

Status

 

Status do pedido (em aberto, baixado, parcialmente baixado, cancelado

Cód. Fornecedor

Numérico

Digite o código do fornecedor ou clique no ícone ao lado <Procurar>

Botão Cadastro do Fornecedor

Função

Clique no ícone para abrir, alterar ou visualizar o cadastro do Fornecedor

Razão Social/Nome do Fornecedor

Alfanumérico

Nome do fornecedor, razão social ou nome fantasia

Telefone

Numérico

DDD e telefone do fornecedor

Observações

Alfanumérico

Observações do pedido

Condições de pagamento

Combo

Condição de pagamento do pedido

Botão “Visualizar contas a pagar geradas”

Função

Clique no ícone para visualizar as contas a pagar geradas

Condições de entrega

Opção

Condição de entrega do pedido.

Valor do frete

Valor

Se entrega com frete, informar o valor do frete

Código do produto

Numérico

Digite o código do produto ou clique no ícone ao lado <Procurar>

Botão “Cadastro do Produto”

Função

Clique no ícone para abrir, alterar ou visualizar o cadastro do produto

Quantidade

Numérico

Quantidade do produto

Preço unitário

Valor

Preço unitário do produto

ICMS (%)

Porcentagem

Percentual de ICMS

IPI

Porcentagem

Percentual de IPI

Tipo de desconto

Opção

Tipo de desconto no item (por valor ou percentual)

Desconto

Valor

Valor do desconto do item

Total do produto

 

Total do produto (calculado)

Tipo de desconto do pedido

Opção

Tipo de desconto no pedido (por valor ou percentual)

Desconto do pedido

Valor

Valor do desconto do pedido

 

o       Para adicionar produtos no pedido:

 

Digitar ou procurar produtos e informar a quantidade e preço unitário, e clicar em <Inserir item>

Para continuar inserindo, seguir os mesmos passos.

Para remover um produto específico, clique no botão <Remover item>

Para remover todos os produtos da lista, clique em <Limpar campos do produto>

 

 

É possível imprimir o pedido, clicando no botão <Imprimir>

 

 

Ao clicar no botão “Visualizar contas a pagar geradas” , ao lado do combo <Condições de pagamento>, as parcelas correspondentes ao pedido serão exibidas.

 


 

Entrada de nota fiscal de fornecedor (Ctrl+F11) – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para cadastrar a nota fiscal dos produtos adquiridos do fornecedor. O pedido de compra será automaticamente baixado (se informado) e a quantidade do produto em estoque será automaticamente ajustado.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Documento

Numérico

Código interno da nota fiscal de entrada no sistema

Nota Fiscal

Numérico

Número da nota fiscal do fornecedor (obrigatório)

Pedido originário

Numérico

Digite o código do pedido de compra ou clique no ícone ao lado <Procurar> (opcional)

Código do fornecedor

Numérico

Digite o código do fornecedor ou clique no ícone ao lado <Procurar> (obrigatório)

Condições de pagamento

Combo

Selecione a condição de pagamento (obrigatório)

Data de entrada

Data

Data de entrada da nota fiscal (obrigatório)

Natureza da operação

Combo

Selecionar a natureza da operação

Observações

Alfanumérico

Observações da nota

Código do produto

Numérico

Digite o código do produto ou clique no ícone ao lado <Procurar>

Observações

Alfanumérico

Insira informações adicionais se necessário

Quantidade

Numérico

Quantidade do produto

Preço unitário

Valor

Preço unitário do produto

ICMS (%)

Porcentagem

Percentual de ICMS

IPI

Porcentagem

Percentual de IPI

Total do produto

 

Total do produto (calculado)

 

Movimento de estoque

 

Necessário para movimentação manual de estoque (inventário inicial, perda, etc). Os registros gerados automaticamente pela baixa de itens de compra e pela entrada da nota fiscal de compra estarão disponíveis para consulta. Os produtos poderão ser ajustados manualmente através desse cadastro (perda de produtos ou qualquer outro ajuste).

 

6. Funcionalidades - Módulo Ordem de Serviço (Ctrl+F12) – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para consertos, garantias e orçamentos. Pode-se inserir produtos e serviços.

 

Campo

Formato

Descrição

Código da OS

Numérico

Código interno da os no sistema

Data de entrada / Hora

Numérico

Data de entrada da ordem de serviço

Tipo da OS

Combo

Selecionar tipo da os. Para a OS ser efetivada como venda na baixa, é necessário selecionar o tipo “Conserto”

OS Anterior

Numérico

OS anterior, para casos de garantia

Status

 

Status da OS

Técnico responsável

Combo

Selecionar o técnico responsável. Os técnicos são cadastrados no cadastro de funcionários.

Previsão de entrega

Data

Data de previsão de entrega da OS.

Valor do Frete

Valor

Se existir frete, preencher o valor

Data da aprovação

Data

Data da aprovação da OS. Somente OS aprovadas podem ser baixadas.

Garantia até

Data

Data limite da garantia.

Observações

Alfanumérico

Observações da OS.

Código do Cliente

Numérico

Digite o código do cliente ou clique no ícone ao lado <Procurar>

Código do Produto

Numérico

Digite o código do produto ou clique no ícone ao lado <Procurar>. Pode-se digitar os dados do objeto a ser consertado, pois no caso de uma oficina não é necessário cadastrar os carros, por exemplo.

Descrição do problema

Alfanumérico

Descrição do problema relatado pelo cliente.

Condições de entrada

Alfanumérico

Descrição das condições de entrada do equipamento.

Diagnóstico

Alfanumérico

Descrição do reparo.

Serviços prestados

 

Selecionar os serviços prestados na OS, exemplo: valor da mão-de-obra.

Materiais utilizados

 

Selecionar os produtos utilizados no reparo, por exemplo: troca de uma peça defeituosa por outra nova existente em estoque.

 

7. Funcionalidades - Módulo vendas

 

Orçamento (Shift+F1) – veja o vídeo aqui

 

Poderá ser utilizado como uma pré-venda, pois a partir do orçamento será gerado o pedido de venda com todas as informações já digitadas.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Orçamento

Numérico

Código interno do orçamento no sistema

Data de emissão

Data

Data de emissão do orçamento

Data de entrega

Data

Data de entrega do pedido, se aprovado

Condições de pagamento

Combo

Condição de pagamento; clique no botão <Inserir condições de pagamento>para adicionar outras formas de pagamento. Para remover, clique no botão “Remover formas de pagamento>

Vendedor

 

Nome do vendedor logado no sistema

Condições de entrega

Opção

Condição de entrega do pedido, se aprovado; informe o valor do frete (se existir)

Status do Orçamento

 

Exibe o status do orçamento (em aberto/baixado/cancelado)

Valor do frete

Valor

Se condição for entrega com frete, informar o valor do frete

Observações do orçamento

Alfanumérico

Observações do orçamento

Status do orçamento

 

Status do orçamento (em aberto, baixado ou cancelado)

Código do cliente

Numérico

Digite o código do cliente ou clique no ícone ao lado <Procurar>

Código do produto

Numérico

Digite o código do produto ou clique no ícone ao lado <Procurar>

Quantidade

Numérico

Quantidade do produto

Preço unitário

Valor

Preço unitário do produto

ICMS (%)

Porcentagem

Percentual de ICMS

IPI

Porcentagem

Percentual de IPI

ICMS ST (%)

Porcentagem

Percentual do ICMS Substituição Tributária

Tipo de desconto

Opção

Tipo de desconto no item (por valor ou percentual)

Desconto

Valor

Valor do desconto do item

Total do item

 

Total do produto (calculado)

Tipo de desconto

Opção

Tipo de desconto no total do orçamento (valor ou percentual)

Desconto no total do orçamento

Valor

Valor do desconto total do orçamento

                                                                                                

Margem de lucro

Porcentagem

Percentual do lucro

 

Para efetivar o orçamento, clique no botão <Baixar> . Automaticamente será aberto a tela de pedido de venda já com os dados do orçamento. Ao efetivar a venda, o orçamento será automaticamente baixado.

 

Orçamento rápido (Shift+F7)

 

Segue o mesmo parâmetro do Orçamento, porém com menos informações, agilizando o orçamento/venda de um produto. Ideal para orçamentos feitos em balcão, com a venda podendo  ser efetivada posteriormente, clicado no botão <Baixar Orçamento>. É possível também inserir Dados dos Serviços prestados, como por exemplo, instalação de Sistema Operacional.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno no sistema

Data Emissão

Numérico

Data da emissão do orçamento, selecionável pelo calendário  ou por digitação simples, exemplo: 070111. O sistema formata automaticamente para 07/01/2011

Vendedor

Combo

Seleção do vendedor que efetuou o orçamento

Status do Orçamento

 

Exibição do Status do Orçamento

Cliente / Observações do Orçamento

Alfanumérico

Descrição do cliente e de observações do orçamento ou seleção de alguma observação pré-cadastrada no sistema

Tabela de Preços

Combo

Seleção de uma tabela de preços pré-cadastrada no sistema

DADOS DOS PRODUTOS

 

 

Código

Numérico

Código interno no sistema, podendo ser digitado ou aberto via <Procura>

Descrição do Produto

Alfanumérico

Descrição do produto selecionado

 

Os dados de um orçamento podem ser transferidos para uma nova Ordem de Serviços, bastando clicar no botão <Transferir dados para uma nova ordem de serviço>. O orçamento pode ser impresso em matricial clicando no botão <Imprimir em Matricial> . É possível também a impressão da ficha de separação de estoque, através do botão . Pode ser impresso também um recibo simples, clicando no botão . Esses comandos valem tanto para o Orçamento como para o Orçamento Simples.

 

 

 

 

 

 

Consulta Orçamentos

 

É utilizado para consultar os orçamentos. Os orçamentos em aberto poderão ser baixados manualmente.

 


Pedido de venda (Shift+F2) – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para registrar os pedidos de venda. Os registros no contas a receber serão gerados automaticamente conforme condição de pagamento selecionado.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Pedido

Numérico

Código interno da venda no sistema

Orçamento

Numérico

Digite o código do orçamento ou clique no ícone ao lado <Procurar> para puxar as informações de um orçamento pré-existente (opcional)

O.S.

Numérico

Digite o código de uma Ordem de Serviço em aberto existente ou clique no botão <Procurar>

Data de emissão

Data

Data de emissão do pedido

Data de entrega

Data

Data de entrega do pedido

Hora

Hora

Hora da entrega

Status do Pedido

 

Exibe o Status do pedido (em aberto, baixado, cancelado)

Botão “Visualizar informações complementares”

 

Clique para exibir informações complementares do pedido, como Status, Faturamento, número da Nota Fiscal Eletrônica, Série, ID da NFe, Data de emissão da NFe e Status da Nfe

Código do cliente

Numérico

Digite o código do cliente ou clique no ícone ao lado <Procurar>

Razão Social/Nome do cliente

Alfanumérico

Nome ou razão social do cliente (pré-cadastrado pelo usuário)

Tabela de preços

Combo

Selecione a tabela de preços pré-definida com o preço de venda

Vendedor

 

Nome do vendedor (será gerado comissão a partir dessa seleção)

Condições de pagamento

Combo

Condição de pagamento – clique no botãopara inserir mais condições de pagamento

Nota fiscal

Numérico

Código interno gerado pelo sistema para consultas posteriores e controle

Condições de entrega

Opção

Condição de entrega do pedido

Á retirar – o pedido será baixado

Entrega s/ Acréscimo – o pedido estará em aberto, aguardando entrega

Entrega c/ Frete – o pedido estará em aberto, aguardando entrega

Valor do frete

Valor

Se condição for entrega com frete, informar o valor do frete

Código do produto

Numérico

Digite o código do produto ou clique no ícone ao lado <Procurar>

Quantidade

Numérico

Quantidade do produto

Preço unitário

Valor

Preço unitário do produto

ICMS (%)

Porcentagem

Percentual de ICMS

IPI

Porcentagem

Percentual de IPI

ICMS ST (%)

Porcentagem

Percentual de ICMS Substituição Tributária

Tipo de desconto

Opção

Tipo de desconto no item (por valor ou percentual)

Desconto

Valor

Valor do desconto do item

Total do item

 

Total do produto (calculado)

Tipo de desconto do pedido

Opção

Tipo de desconto no total da venda (por valor ou percentual)

Desconto do pedido

Valor

Valor do desconto total do pedido

Total do Ítem

Valor

Total do ítem selecionado

Adicionar Produto

Botão para adicionar produto selecionado

Remover Produto

Botão para remover produto selecionado

Observações do Ítem

Clique neste botão para adicionar informações adicionais do ítem

Limpar campos do produto

Botão para remover todos os ítems selecionados e limar a lista dos produtos selecionados

 

O sistema poderá ser parametrizado para movimentar o estoque na emissão do pedido ou na baixa do pedido. O mesmo acontece para a movimentação financeira. O padrão é o sistema movimentar o estoque, e disparar o faturamento ao emitir a nota fiscal.

Após os dados serem preenchidos, salve o pedido de venda através do botão <Salvar> . Após salvo e o pedido entregue, você deve baixá-lo manualmente através do botão <Baixar>. Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica, basta clicar no botão <Emitir Nota Fiscal Eletrônica> , bastando preencher os dados complementares. Após o preenchimento, você pode emitir a nota e consultar o Status através do botão <Gerenciador de Nota Fiscal Eletrônica>, em destaque abaixo:

 

 

Ao acessar o gerenciador, é possivel conferir o status das NFes emitidas.

 

 

 

Consulta Pedidos

 

É utilizado para consultar pedidos salvos anteriormente, podendo dar baixa naqueles que estão em aberto, e emitindo a NFe posteriormente.

 

 

É possível utilizar filtros específicos para uma consulta mais detalhada, como por Período, nome do Vendedor, Número da Nota Fiscal, Nome do Cliente, Produto, Condição de Pagamento, etc.

 

Emissão de Nota Fiscal (Shift+F3) – veja o vídeo aqui

 

Nessa tela, se o orçamento ou pedido estiver pré-cadastrado, somente os dados complementares deverão ser preenchidos para complementar o pedido e emitir a nota fiscal (CFOP, quantidade e volume, peso, transportador, observações complementares).

 

 

 

Efetuando uma venda a partir da Emissão de Nota Fiscalveja o vídeo aqui

 

É possível gerar uma nova venda a partir da Emissão, bastanto clicar em <Novo Registro> e preencher os dados. A nota poderá ser emitida após clicar em <Salvar> . Se todos os dados forem preenchidos corretamente, três caixas de confirmação irão aparecer, uma de cada vez, bastanto a confirmação (SIM) em cada uma delas.

Caixa de texto: Primeira caixa: Efetivar a vendaCaixa de texto: Segunda caixa: Enviar Nota Fiscal Eletrônica

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Caixa de texto: Terceira caixa: Confirmação da geração da NFe

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nota Fiscal Complementar

 

É utilizado para complementar os dados de uma nota emitida anteriormente. Na complementar, os dados não serão consistidos, e deverão ser preenchidos manualmente.

 

 

Devolução Parcial de Produtos

 

É utilizado inserção dos produtos a serem devolvidos. O sistema gera o movimento no estoque assim que o documento é salvo. Os produtos devem ser inseridos manualmente à partir da consulta do pedido.

 

 

Faturamento

 

É utilizado para dar baixa manual nos faturamentos, podendo ser utilizado filtros específicos (período, cliente, vendedor, produto, etc.).

 

 

 

 

Comissões & Fechamento de Caixa

 

É utilizado para calcular a comissão dos vendedores/técnicos no período selecionado e por filtragens (Vendas ou Ordem de Serviço, por pedido baixado ou faturado ou geradas anteriormente).

 

Para visualizar as comissões, digite o período e filtragens e clique em <Ok> . Após o processamento, serão exibidos os vendedores/técnicos com as informações de vendas ou Ordem de Serviço. Ao clicar no vendedor, serão exibidas as vendas do período digitado. Para gerar a comissão, selecione os funcionários através do checkbox no grid e clique no botão <Salvar>. Automaticamente será gerado um registro no contas a pagar das comissões. O mesmo vale para as comissões para os técnicos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Entregas (Shift+F4)

 

 

Após o pedido de venda ser efetivado, as entregas poderão ser controladas (somente para pedidos com entrega sem acréscimo ou com frete), podendo ser parcial ou total. O romaneio de entrega também está disponível para impressão através do botão <Imprimir pedido>

 

 

Baixar pedido de Venda

 

É utilizado para dar baixas manuais em pedidos salvos anteriormente. Após a tela “Consulta” ser aberta, basta selecionar o pedido em aberto e seguir os passos do “Pedido de Venda” exemplificado anteriormente.

 

Venda rápida / Orçamento

 

É utilizado para vendas rápidas via balcão/PDV. Ágil para orçamento no balcão, e na mesma tela o orçamento pode ser efetivado como venda. O cupom poderá ser impresso tanto no modo orçamento como no modo pedido. A nota fiscal poderá ser emitida pelo retaguarda posteriormente.

 

 

 

 

8. Funcionalidades - Módulo Financeiro

 

Contas a pagar > Cadastro (Shift+Ctrl+F1) – veja o vídeo aqui

 

É utilizado para visualizar os lançamentos automáticos gerados pelos pedidos de compras. É possível também cadastrar e alterar manualmente contas a pagar.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno do registro no sistema

Duplicata/Fatura

Alfanumérico

Código da duplicata/fatura (obrigatório)

Data de emissão

Data

Data de emissão do registro (obrigatório)

Código do fornecedor

Numérico

Digite o código do fornecedor ou clique no ícone ao lado <Procurar> (obrigatório)

Data de vencimento

Data

Data de vencimento (obrigatório)

Documento

Alfanumérico

Registro relacionado (utilizado internamente pelo sistema)

Status

 

Status do registro

Histórico do lançamento

Alfanumérico

Descrição do lançamento

Banco/Agência/Conta

Combo

Selecionar a conta relacionada ao registro

Tipo de débito

Combo

Tipo de débito. Esse item é cadastrado no menu Cadastro -> Financeiro -> Tipo de débito. É útil para agrupar contas por tipo no fluxo de caixa.

Espécie

Combo

Espécie (cheque, dinheiro, doc, etc)

Valor bruto

Valor

Valor bruto da duplicata

Data de desconto

Data

Data de desconto da duplicata, se existir

Valor de desconto

Valor

Valor de desconto da duplicata, se existir

Data de abatimento

Data

Data de abatimento da duplicata, se existir

Valor de abatimento

Valor

Valor de abatimento da duplicata, se existir

Valor líquido

 

Valor líquido da duplicata (calculado)

Data de pagamento

Data

Data de pagamento (para baixa)

Valor

Valor

Valor pago

 

Para registros gerados automaticamente, o ícone <exibir contas relacionadas>  visualizará os lançamentos relacionados (se parcelado, por exemplo).

 

 

 

Contas a receber > Cadastro (Shift+Ctrl+F2)

 

É utilizado para visualizar os lançamentos automáticos gerados pelos pedidos de venda. É possível também cadastrar e alterar manualmente contas a receber.

 

 

Campo

Formato

Descrição

Código

Numérico

Código interno do registro no sistema

Duplicata/Fatura

Alfanumérico

Código da duplicata/fatura (obrigatório)

Data de emissão

Data

Data de emissão do registro (obrigatório)

Código do cliente

Numérico

Digite o código do cliente ou clique no ícone ao lado <Procurar> (obrigatório)

Data de vencimento

Data

Data de vencimento (obrigatório)

Documento

Alfanumérico

Registro relacionado (utilizado internamente pelo sistema)

Status

 

Status do registro

Histórico do lançamento